Ewidencja sprzedaży i rachunek za korepetycje: wzór i zasady

Stan prawny na 16 października 2026

Korepetytor w działalności nierejestrowanej nie prowadzi skomplikowanej księgowości, ale ma obowiązek prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. To prosta tabela z datą i kwotą, dzięki której szybko sprawdzisz, czy nie przekraczasz limitu 10 813,50 zł w kwartale. Poniżej: co do niej wpisać, kiedy, jak długo przechowywać dokumenty i kiedy trzeba wystawić rachunek.

To nie jest porada podatkowa. Opisujemy przepisy w uproszczeniu, na przykładzie korepetytora uczącego osoby prywatne w działalności nierejestrowanej. W razie wątpliwości zapytaj księgową albo Krajową Informację Skarbową (801 055 055 z telefonu stacjonarnego, 22 330 03 30 z komórki).

Kto prowadzi ewidencję sprzedaży

Każdy, kto uczy bez firmy w ramach działalności nierejestrowanej. Co do zasady działalność jest nierejestrowana, gdy przychód należny z niej nie przekracza w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia, a w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie była przez Ciebie wykonywana działalność gospodarcza (art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców; wyjątki dotyczą m.in. spółki cywilnej i części cudzoziemców, art. 5 ust. 5 i 7). Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku to 4806 zł, więc limit wynosi 10 813,50 zł na kwartał. Według biznes.gov.pl prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży jest jednym z obowiązków w tej działalności, a ewidencja pozwala szybko ustalić, czy nie przekroczono limitu. Limity i podatki opisujemy w poradniku Jak rozliczać korepetycje.

Po założeniu firmy obowiązują inne ewidencje. Przy rozliczaniu na zasadach ogólnych jest to co do zasady podatkowa księga przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe (art. 24a ust. 1 ustawy o PIT), a na ryczałcie ewidencja przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

Co wpisać

Przepisy nie regulują, jakie dokładnie elementy ma zawierać uproszczona ewidencja sprzedaży. Według biznes.gov.pl zwykle zawiera:

• liczbę porządkową,
• datę sprzedaży,
• wartość sprzedaży,
• wartość sprzedaży narastająco.

Możesz dopisać inne informacje, np. numer rachunku albo krótki opis („2 lekcje matematyki”). Nasza rada: nie wpisuj nazwisk uczniów, jeśli nie musisz, bo mniej danych osobowych w arkuszu to mniej kłopotu. Ewidencję możesz prowadzić na papierze albo elektronicznie, np. w arkuszu kalkulacyjnym.

Druga rada: sumę narastająco licz od początku kwartału, a nie roku, bo limit jest kwartalny. Od razu widać, ile zostało do 10 813,50 zł.

Wzór ewidencji sprzedaży

Przykład: lekcje po 80 zł, datą sprzedaży jest dzień lekcji, kilka lekcji jednego dnia wpisane jedną kwotą.

Kiedy wpisywać

Sprzedaż z danego dnia wpisujesz nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym (biznes.gov.pl). W praktyce: wieczorem po ostatniej lekcji albo rano, zanim zaczniesz kolejną. Nie zbieraj wpisów na koniec tygodnia.

Do limitu liczy się przychód należny, czyli kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane (art. 5 ust. 6 Prawa przedsiębiorców). Lekcja, za którą rodzic zapłaci później, też więc wchodzi do limitu. Najprościej wpisać ją z ceną w dniu, w którym się odbyła.

Do podatku liczy się co innego: przychodem są pieniądze otrzymane albo postawione do Twojej dyspozycji w roku kalendarzowym (art. 11 ust. 1 i art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT), a kwoty należne, ale jeszcze nieotrzymane, staną się przychodem podatkowym dopiero w momencie zapłaty (biznes.gov.pl). Przychody z działalności nierejestrowanej rozliczasz w zeznaniu PIT-36. Lekcja z końca grudnia opłacona w styczniu wchodzi więc do limitu w grudniu, a do zeznania za kolejny rok.

Według biznes.gov.pl, jeśli ewidencji nie ma albo jest prowadzona nierzetelnie, a na podstawie dokumentacji nie da się ustalić wartości sprzedaży, organ podatkowy sam określi wartość sprzedaży i ustali od niej podatek. Taki sam termin wpisu i taki sam skutek przewiduje art. 109 ust. 1 i 2 ustawy o VAT dla podatników zwolnionych z VAT ze względu na wartość sprzedaży (art. 113 ust. 1 i 9 tej ustawy).

Rachunek za korepetycje

Gdy uczeń albo rodzic poprosi o rachunek, musisz go wystawić (biznes.gov.pl, art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej). Przez działalność gospodarczą Ordynacja rozumie także każdą inną działalność zarobkową, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają jej do działalności gospodarczej (art. 3 pkt 9). Bez prośby nie musisz, ale możesz. Terminy z art. 87 § 3 i 4:

• prośba przed lekcją: rachunek najpóźniej 7 dni po lekcji,
• prośba po lekcji: rachunek w ciągu 7 dni od prośby,
• prośba po upływie 3 miesięcy od lekcji: nie musisz go wystawiać.

Według biznes.gov.pl rachunek zawiera co najmniej numer kolejny, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę usługi i kwotę do zapłaty. W działalności nierejestrowanej wystarczy na nim Twoje imię i nazwisko, bez numeru PESEL i adresu zamieszkania.

Wzór rachunku

Wystawione rachunki numerujesz kolejno i przechowujesz ich kopie w kolejności wystawienia (art. 88 § 1 Ordynacji podatkowej). Numer rachunku możesz dopisać w ewidencji przy kwocie z dnia lekcji.

A faktura?

W działalności nierejestrowanej nie musisz wystawiać faktur, ale musisz wystawić fakturę, jeśli klient tego zażąda, np. firma, która płaci za lekcje pracownika (biznes.gov.pl). Klient może zgłosić żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym odbyła się lekcja albo wpłynęła całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Faktura ma więcej elementów niż rachunek, m.in. zakres wykonanych usług i cenę jednostkową.

Według biznes.gov.pl obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy faktur dla innego podatnika (przedsiębiorcy), a faktura w KSeF musi zawierać NIP wystawcy. Według tego samego źródła do końca 2026 roku fakturę dla firmy można wystawić poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie.

Jak długo przechowywać rachunki i ewidencję

Kopie rachunków przechowujesz do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 88 § 1 Ordynacji podatkowej). Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1); w niektórych sytuacjach bieg tego terminu jest zawieszany albo przerywany (art. 70 § 2 i dalsze). Podatek za 2026 rok wpłacasz przed upływem terminu na złożenie zeznania, czyli do 30 kwietnia 2027 (art. 45 ust. 1 i 4 ustawy o PIT), więc przedawnienie nastąpi najwcześniej z końcem 2032 roku.

Nasza rada: ewidencję sprzedaży przechowuj co najmniej tak samo długo jak rachunki, bo to Twój dowód, że mieścisz się w limicie. Kopia arkusza w chmurze ułatwia to, żeby jej nie zgubić.

W skrócie

• Ewidencja: liczba porządkowa, data, kwota z dnia, suma narastająco. Najwygodniej suma od początku kwartału, bo taki jest limit.
• Wpis najpóźniej przed pierwszą sprzedażą następnego dnia. Do limitu liczy się też lekcja, za którą zapłata przyjdzie później.
• Rachunek na prośbę: 7 dni na wystawienie, przy prośbie po 3 miesiącach od lekcji nie trzeba.
• Kopie rachunków przechowujesz do przedawnienia zobowiązania podatkowego: dla PIT za 2026 rok najwcześniej do końca 2032.

Gdy uczeń płaci z góry za kilka lekcji albo odwołuje zajęcia w ostatniej chwili, pomogą zasady spisane z góry. Wzór znajdziesz w poradniku Odwołana lekcja.

Źródła

1. Działalność nierejestrowana, biznes.gov.pl (serwis rządowy)
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.), art. 5 ust. 1, 5, 6 i 7
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1242), § 1
4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622), art. 3 pkt 9, art. 70, art. 87 § 1, 3 i 4, art. 88 § 1
5. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592), art. 11 ust. 1, art. 20 ust. 1ba, art. 24a ust. 1, art. 45 ust. 1 i 4
6. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1263), art. 106b ust. 2 i 3, art. 109 ust. 1 i 2, art. 113 ust. 1 i 9
7. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 843), art. 15 ust. 1
8. Krajowa Informacja Skarbowa, gov.pl (numery infolinii)